U uslovima savremenog kancelarijskog poslovanja gdje brzina i efikasnost igraju sve veću ulogu, potreba za brzim potpisivanjem dokumenata je izrazito bitna ako se radi o dokumentima u štampanoj formi. U takvim situacijama, jedan od najkorisnijih alata je faksimil. Šta je faksimil?
Faksimil je pečat na kojem se nalazi istovjetna reprodukcija potpisa ovlaštene osobe. Često se koristi za olakšavanje potpisivanja manje važnih dokumenata ili kad osoba nije dostupna za potpisivanje. Koristi se i kada postoji potreba za potpisivanjem velikog broja dokumenata koji se štampaju masovno.
Faksimil pečat ne može biti zamjena za originalni potpis u situacijama kada je potrebna visoka pravna valjanost. Ne može biti zamjena kada se radi o dokumentima koji imaju veću pravnu važnost. To su naprimjer ugovori, punomoći ili drugi službeni dokumenti.
U takvim slučajevima, originalni potpis je neophodan. Faksimil pečat se koristi samo za olakšavanje administrativnih postupaka u situacijama gdje nije potrebna visoka pravna valjanost potpisa.
Ko može koristiti faksimil
Kao što smo to detaljno objasnili u članku Ko može koristiti faksimil, to je otisak svojeručnog potpisa rukovodioca u federalnim i kantonalnim organima uprave, općinskim i gradskim službama za upravu i upravnim organizacijama, te u zakonodavnim i izvršnim organima vlasti i njihovim stručnim i drugim službama i tijelima. Također u pravnim licima sa javnim ovlaštenjima i drugim pravnim licima javnog karaktera koji se na službena akta tih organa stavlja otiskom pečata ili skenirana slika potpisa rukovodioca tih organa koja se na službena akta štampa zajedno sa sadržajem dokumenta koji se potpisuje.
Pravo na posjedovanje faksimila ima samo rukovodilac prethodno nabrojanih organa.
Uzevši u obzir prethodno navedeno, pojmovno određenje faksimila, te činjenicu da privredna društva ne obavljaju javna ovlaštenje, i da se kancelarijsko poslovanje i ne odnosi na njih, on se ne može koristiti kod ovjere ugovora o radu i odluka direktora privrednog društva.
Međutim, privredna društva svojim općim aktima mogu odlučiti u kojem obimu i na koji način će primnjenivati propise iz oblasti kancelarijskog poslovanja. To iz razloga što ne postoje propisi koji posebno uređuju kancelarijsko poslovanje privrednih društva.
Pravilnik o kancelarijskom poslovanju u organima uprave je dokument koji se koristi u institucijama i organizacijama javne uprave kako bi se uspostavile smjernice i procedure za pravilan i efikasan rad u kancelarijskom okruženju.
Ovaj pravilnik ima za cilj da reguliše sve relevantne aspekte poslovanja unutar određenog javnog organa i osigura dosljednost u izvršavanju zadataka.
Podržite Pravni blog
Ako vam je ovaj članak koristan, podržite nas dijeljenjem sa prijateljima. Pratite nas na Facebook, Twitter, LinkedIn i YouTube.
Pravni blog je informativan i ne pruža pravne savjete. Autori iznose lične stavove i ne garantuju tačnost tumačenja zakona. Više informacija u odricanju odgovornosti.
Sadržaj je zaštićen. Kopiranje nije dozvoljeno, ali možete koristiti dio teksta uz obavezno navođenje izvora i direktan link na članak.
Faksimil ili faksimil pečat je pečat na kojem se nalazi istovjetna reprodukcija potpisa ovlaštene osobe. Faksimil se koristi kako bi se olakšalo potpisivanje raznih dokumenata koji obično nemaju veliku pravnu važnost, ali ipak zahtijevaju potpis. Također, koristi se kada odgovorna osoba nije dostupna za potpisivanje dokumenata ili kada je potrebno potpisati veliki broj dokumenata u kratkom vremenskom roku. Međutim, ko može koristiti faksimil?
Faksimil je pečat na kojem se nalazi istovjetna reprodukcija potpisa ovlaštene osobe, često korišten za olakšavanje potpisivanja manje važnih dokumenata ili kad osoba nije dostupna za potpisivanje. Koristi se i kada postoji potreba za potpisivanjem velikog broja dokumenata koji se štampaju masovno.
Važno je napomenuti da faksimil pečat ne može biti zamjena za originalni potpis u situacijama kada je potrebna visoka pravna valjanost i kada se radi o dokumentima koji imaju veću pravnu važnost, kao što su ugovori, punomoći ili drugi službeni dokumenti.
U takvim slučajevima, originalni potpis je neophodan. Faksimil pečat se koristi samo za olakšavanje administrativnih postupaka u situacijama gdje nije potrebna visoka pravna valjanost potpisa.
Gdje se koristi faksimil
Pojam i korištenje faksimila regulisani su Pravilnikom o kancelarijskom poslovanju Federacije Bosne i Hercegovine.
Faksimil je otisak svojeručnog potpisa rukovodioca u federalnim i kantonalnim organima uprave, općinskim i gradskim službama za upravu i upravnim organizacijama, te u zakonodavnim i izvršnim organima vlasti i njihovim stručnim i drugim službama i tijelima, kao i pravnim licima sa javnim ovlaštenjima i drugim pravnim licima javnog karaktera koji se na službena akta tih organa stavlja otiskom pečata ili skenirana slika potpisa rukovodioca tih organa koja se na službena akta štampa zajedno sa sadržajem dokumenta koji se potpisuje.
Pravo na posjedovanje faksimila ima samo rukovodilac prethodno nabrojanih organa.
Ovlaštenje za korištenje faksimila
Ukoliko posjeduje faksimil, rukovodilac organa može koristiti faksimil kao zamjenu za svojeručni potpis ili posebnim rješenjem ovlastiti lice za upotrebu faksimila.
Ukoliko rukovodilac lično koristi faksimil kao zamjenu za svojeručni potpis, on će odmah izvršiti i evidenciju upotrebe faksimila.
U tom slučaju, za takve službene akte nije potrebno provoditi proceduru davanja potvrde o pravilnom korištenju faksimila.
Pravo na korištenje faksimila rukovodilac ima sve dok obavlja dužnost rukovodioca tog organa.
Nakon prestanka mandata rukovodioca organa, obavezno se vrši zaključivanje Knjige upotrebe faksimila putem za to posebno osnovane komisije.
Kako se upotrebljava faksimil
Kao zamjena za originalni potpis, faksimil se može koristiti samo u onim slučajevima u kojima je na službene akte tog organa potrebno staviti i originalni potpis.
Koristi isključivo za potpisivanje onih akata za čije potpisivanje je rukovodilac organa taksativno ovlastio službeno lice u posebnom rješenju o ovlaštenju za upotrebu faksimila.
Faksimil se smije koristiti samo u slučajevima kada se službeni akt potpisuje u svojstvu rukovodioca organa, a ne smije se koristiti umjesto svojeručnog potpisa kada je propisano da se takvi akti moraju svojeručno potpisati.
Evdidentiranje korištenja faksimila
Svaka upotreba faksimila od strane lica ovlaštenog za upotrebu faksimila se evidentira.
Za vođenje evidencije zaduženo je lice ovlašteno za upotrebu faksimila, a za praćenje evidencije zadužen je rukovodilac organa. Za potrebe vođenja evidencije o upotrebi faksimila uspostavlja se Knjiga evidencije upotrebe faksimila.
Sastavni dio evidencije čini kopija službenog akta na koji je stavljen faksimil.
Prilikom svake upotrebe faksimila na službenom aktu lice ovlašteno za upotrebu faksimila pored faksimila upisuje i redni broj iz Knjige upotrebe faksimila.
Na arhivskom primjerku službenog akta koji ostaje u organu, lice ovlašteno za upotrebu faksimila stavlja svoj paraf-potpis i napomenu da je na akt stavljen faksimil.
Ukoliko rukovodilac svojeručno koristi faksimil, upotreba faksimila se posebno ne evidentira, ali je rukovodilac dužan staviti svoj paraf-potpis na arhivski primjerak akta koji ostaje u organu.
Ako se faksimil stavlja na veći broj različitih akata u okviru istog predmeta, u tom slučaju rukovodilac upotrebu faksimila evidentira u vidu službene zabilješke na spisu, pri čemu službena zabilješka sadrži broj akata na koji je stavljen faksimil.
Rukovodilac tada obavezno stavlja svoj potpis na službenu zabilješku.
Potvrda rukovodioca organa o pravilnom korištenju faksimila
Rukovodilac organa obavezan je najmanje jednom mjesečno provjeriti pravilnost načina korištenja faksimila i dati svoju saglasnost na službene akte na koje je stavljen faksimil, što će potvrditi svojim svojeručnim potpisom u Knjizi upotrebe faksimila.
U slučaju da utvrdi da se faksimil ne koristi na odgovarajući način ili nije saglasan s aktima na koje je stavljen faksimil, donijet će rješenje kojim se ukida pravo na upotrebu faksimila licu koje je ovlašteno za upotrebu faksimila, uz istovremenu obavezu poništavanja akata na koje je stavljen faksimil.
Mogu li privredna društva koristiti faksimil
Uzevši u obzir prethodno navedeno, te pojmovno određenje faksimila, te činjenicu da privredna društva ne obavljaju javna ovlaštenje, i da se kancelarijsko poslovanje i ne odnosi na njih, on se ne može koristiti kod ovjere ugovora o radu i odluka direktora privrednog društva.
Međutim, privredna društva svojim općim aktima mogu odlučiti u kojem obimu i na koji način će primnjenivati propise iz oblasti kancelarijskog poslovanja, budući da ne postoje propisi koji posebno uređuju kancelarijsko poslovanje privrednih društva.
Kada se odluči za korištenje faksimila za potpisivanje akata, potrebno je obratiti pažnju i na posebne propise kojim je regulisana predmetna materija, budući da određeni ugovori zahtijevaju strogu formu i lični potpis, te su suprotno zaključeni ugovori nevažeći.
To je slučaj kod ugovora koji su formalni i gdje je potpis bitan element ugovora, kao što je to slučaj u propisima koji regulišu računovodstvo gdje se izričito propisuje način potpisivanja.
Može li se faksimil koristiti za punomoć
Faksimil koji sadrži reprodukciju potpisa ovlaštene osobe, ne može se smatrati valjanim načinom davanja punomoći iz nekoliko važnih razloga. Prvenstveno, punomoć je pravno značajan dokument koji zahtijeva originalan potpis kako bi se osigurala njegova autentičnost i vjerodostojnost.
Faksimil pečat može biti praktičan za olakšavanje administrativnih postupaka i potpisivanje manje važnih dokumenata, ali ne može služiti kao zamjena za lično potpisivanje kada se radi o pravnim pitanjima koja zahtijevaju pravnu valjanost.
Osim toga, mnoge pravne jurisdikcije zahtijevaju da punomoć bude potpisana pred nadležnim organom kako bi imala zakonsku valjanost.
Faksimil potpis, budući da vlasnik nije lično prisutan prilikom ovjere potpisa, ne pruža povjerenje i originalnost koja je potrebna za dokumente s većim pravnim značajem.
Korištenje faksimila za davanje punomoći također može otvoriti vrata potencijalnoj zloupotrebi ili krivotvorenju, što može ugroziti prava i interese stranaka uključenih u punomoć.
Stoga, kako bi se osigurala pravna valjanost i sigurnost, važno je da punomoć bude lično potpisana od strane ovlaštene osobe ili u prisustvu ovlaštenog organa koji će potvrditi njenu autentičnost i zakonitost.
Podržite Pravni blog
Ako vam je ovaj članak koristan, podržite nas dijeljenjem sa prijateljima. Pratite nas na Facebook, Twitter, LinkedIn i YouTube.
Pravni blog je informativan i ne pruža pravne savjete. Autori iznose lične stavove i ne garantuju tačnost tumačenja zakona. Više informacija u odricanju odgovornosti.
Sadržaj je zaštićen. Kopiranje nije dozvoljeno, ali možete koristiti dio teksta uz obavezno navođenje izvora i direktan link na članak.
